O gerente de escritório também pode ser chamado de office manager, vice-presidente de operações, gestor de serviços administrativos, especialista em administração, supervisor de escritório, gestor de secção ou gestor de operações. Este profissional é aquele que está à frente de um escritório.
Para quem gosta de liderar equipas e tem habilidades de supervisão, esta é uma profissão que pode trazer muita satisfação.
Se esse é o teu caso, continua connosco e descobre o que faz um gerente de escritório, como é o seu dia a dia de trabalho, quais as possibilidades no mercado de trabalho e quais as competências tens de adquirir para seguires a carreira de office manager.
O que faz um Gerente de Escritório / Office Manager?
O gestor de operações, como também se pode chamar ao gerente de escritório ou office manager, é o responsável por organizar todas as funções administrativas de um escritório, garantindo que este funcione corretamente.
O trabalho envolve, também, supervisão de outros profissionais e resolução de disputas entre colaboradores. Nesse sentido, é fundamental que o gestor de escritório tenha habilidades de liderança e boa comunicação.
Como vice-presidente de operações, este profissional trata ainda de contratações e despedimentos de funcionários.
A responsabilidade é muita, especialmente se trabalhar numa grande empresa, com vários funcionários no escritório, uma vez que tem de supervisionar o trabalho de toda a equipa.
Neste caso, é importante manter a equipa motivada e encorajar a que todos melhorem a qualidade do trabalho desenvolvido e aumentem a produtividade.
Em empresas pequenas, o gerente de escritório assume geralmente a maioria dos trabalhos, até porque pode ser o único empregado (ou ter poucos colaboradores).
Quais as suas funções?
O office manager tem uma rotina de trabalho agitada. Como mencionado, o dia a dia vai variar muito conforme a empresa para a qual o gerente de escritório trabalha.
Em pequenas empresas, o supervisor de escritório tem de lidar com vários departamentos, como o de Recursos Humanos, Serviço ao Cliente, entre outros. Em grandes empresas, é possível que se constate a presença de vários supervisores, sendo que estes trabalham em diferentes departamentos.
Apesar da rotina de trabalho e as funções atribuídas poderem ser muito diversas, deixamos aqui as principais e mais comuns:
- Planeamento do escritório — Esta é a principal função do gerente de escritório. Ele é responsável por planear tudo aquilo que se faz no escritório, indo ao encontro dos objetivos e metas traçados pelo empregador.
- Gestão de profissionais — Ao trabalhares como office manager executivo, vais trabalhar diretamente com o departamento de Recursos Humanos, desempenhando tarefas de apoio em recrutamento de pessoal, promoções, remunerações e reformas.
- Motivar a equipa — Como qualquer outro supervisor, ou gerente, serás responsável por liderar uma equipa. Nesse sentido, manter todos os funcionários motivados é crucial para alcançar os objetivos.
- Organizar recursos e delegar tarefas — O office manager tem de fazer a organização dos recursos em prol dos objetivos da empresa. Também é responsável por delegar tarefas, de forma que estas sejam desempenhadas pelos profissionais mais qualificados para o efeito.
- Gerir páginas e redes sociais de negócios
- Fazer registos de despesas e gerir orçamentos
- Responder a reclamações — O gerente de escritório é o profissional que resolve as reclamações feitas, não só por parte de clientes como também de funcionários.
Saídas no Mercado de Trabalho
Os office managers estão a ser procurados por empresas com mais frequência, muito porque se entende, cada vez mais, que o tempo que este profissional lhes poupa é crucial para crescer em outras áreas.
Donos de empresas, desde pequenas a multinacionais, contratam o gerente de escritório para que este assegure que se terminem as tarefas de escritório nos prazos estabelecidos.
Quase todas as empresas têm um especialista em administração. No entanto, destacamos aqui algumas oportunidades de carreira:
- Gestão de escritórios jurídicos
- Gerente de escritório de empresa
- Gerente de escritório médico
- Office manager virtual
Quanto ganha um Gerente de Escritório / Office Manager?
Em Portugal, o salário médio de um office manager é de 1 563 € mensais. Profissionais com muita experiência na área têm salários mais elevados, até porque esta é uma área muito competitiva.
Também, os salários demonstram ser superiores para profissionais com maior nível de educação e com certificados que comprovem os seus conhecimentos.
Como entrar na carreira de Gerente de Escritório / Office Manager?
Para seguires a profissão de office manager tens de ter um diploma universitário. No entanto, não te exigem um curso específico, embora se prefiram os de Recursos Humanos, Gestão, Administração de Empresas, Informática e Gestão da Informação. Experiência administrativa e competências de supervisão são muito valorizadas.
Por teres de lidar com muitos softwares, é importe que tenhas conhecimentos de informática na ótica do utilizador e que procures formações nos programas que a empresa utiliza.
Onde estudar para Gerente de Escritório / Office Manager?
Como vimos, não existe um curso específico ou exigido para te tornares office manager. Contudo, há formações universitárias mais valorizadas. Aqui deixamos-te algumas opções interessantes:
Portugal:
- Recursos Humanos — Universidade de Lisboa; Universidade Lusófona; ISLA
- Administração — ISAG; ISCSP; CLSBE
Brasil:
- Recursos Humanos — Universidade Veiga de Almeida; Centro Universitário FACEX; Centro Universitário de Maringá
- Administração — Fundação Getúlio Vargas; Insper; Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais (PUC Minas)
Se a carreira de gerente de escritório te deixou interessado, então investe numa boa formação e procura aprender o máximo possível para te destacares enquanto office manager. Sucesso!
